So kann unsere Zusammenarbeit aussehen – einige Beispiele:

1 Weichenstellung für eine erfolgreiche Teamkultur nach erfolgter Fusion
2 Handlungsspielräume durch Selbstbild-Fremdbild-Diagnose
3 Entspannt in den Ruhestand durch Coaching
4 Zeitersparnis dank Ablaufanalyse
5 Marktanalyse
6 Erstellung eines Praxisexpose’s für eine erfolgreiche Praxisabgabe

1. Weichenstellung für eine erfolgreiche Teamkultur nach erfolgter Fusion

• Kernfrage
  „Wie kann ich nach erfolgter Zusammenführung zweier Teams aufgrund einer Fusion meine Mitarbeiter zu einer gemeinsamen, erfolgreichen Kultur führen?“
• Ausgangssituation
  2007 wurden zwei Teams aus wirtschaftlichen Gründen zu einer Einheit zusammengeführt, die seit 23 Jahren bzw. seit 11 Jahren bestanden. Während dieser Zeit hatte sich in jedem Team eine eigene Kultur entwickelt, die sich nicht von jetzt auf gleich umkrempeln lässt.
  Durch den Zusammenschluss und für die weitere Zusammenarbeit ist es aber notwendig geworden, eine gemeinsame zukunftsorientierte Kultur für beide Teams zu entwickeln und neue Ziele für das Jahr 2009 zu finden.
• Leistung
  In einem intensiven Vorgespräch mit der Leitung wurden Ziele und Rahmenbedingungen für einen Teamworkshop festgelegt. Danach habe ich Konzeption, Planung, Organisation und Moderation für diesen 8-stündigen Workshop übernommen. Bei der Konzeption war besonders die Frage wichtig, warum eine gemeinsame Kultur für beide Teams von Bedeutung ist und wie diese künftig gelebt werden soll.
• Ergebnis
  Hier einige Mitarbeiterzitate aus dem Workshop-Feedback:
  „Sehr aufschlussreich und informativ, da es schon einen Sinn macht, gemeinsam über die bestehende Lage zu sprechen und gemeinsam nach Lösungen und neuen Wegen zu suchen.“
  „Der Workshop war informativ, kreativ, richtungsweisend und gut für die Zusammenarbeit.“
  „Sehr motivierend, da ich rechtzeitig Einblicke in die zukünftige Strategie bekommen konnte.“
  Halbjährliche Teamworkshops sind nun Bestandteil der Teamphilisophie.

2. Handlungsspielräume durch Selbstbild-Fremdbild-Diagnose

• Kernfrage
  „Ich habe das Gefühl, dass irgendetwas nicht mehr ganz rund läuft in unserem Team, dass Grenzen erreicht sind. Wie können wir diese Grenzen überschreiten und wieder handlungsfähiger werden?“
• Ausgangssituation
  Über 10 Jahre hinweg ist dieses Team stetig gewachsen sowohl an Mitarbeitern als auch an Herausforderungen. Mitunter stellt sich nach langjähriger Zusammenarbeit eine gewisse Betriebsblindheit ein. Um die Dinge zu entschlüsseln und wieder neue Perspektiven zu sehen ist eine Überprüfung des eigenen Führungsstils und der Abgleich mit den Mitarbeitergedanken sehr hilfreich.
• Leistung
  In Abstimmung mit der Leitung habe ich eine Selbstbild-Fremdbild-Diagnose mittels Fragebogen entwickelt zur Selbsteinschätzung für die Führungskraft und gleichzeitig zur Fremdeinschätzung durch die Mitarbeiter (Vorgesetztenfeedback). In einer Teambesprechung wurden die Mitarbeiter über Ablauf und Rückgabe informiert. Alle Beteiligten hatten eine Woche Zeit zum Ausfüllen und anonymer Rückgabe der Bögen. Ich habe die Ergebnisse ausgewertet und aufbereitet für ein persönliches Gespräch mit der Leitung, welches zeitnah stattfand.
• Ergebnis
  Die Mitarbeiter haben ihre Leitung überwiegend positiv bewertet, was das gesamte Team motivierte.  Kritikpunkte wie Informationsfluss, Kompetenzgerangel aufgrund fehlender Strukturen und persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter kamen ebenfalls zur Sprache und wurden zum Gegenstand eines Teammeetings zur Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen und Zielen. Die Umsetzung ist in vollem Gange.

3. Entspannt in den Ruhestand durch Coaching

• Kernfrage
  „Wie gelingt mir ein möglichst reibungsloser Übergang in den Ruhestand?“
• Ausgangssituation
  Der Ruhestand von Dr. J. rückt in greifbare Nähe, aber konkrete Gedanken, wann er genau die Rente antreten möchte, hat er sich bis dahin noch nicht gemacht. Mit 63, mit 65 oder irgendetwas dazwischen? Welche Schritte in welcher Reihenfolge gegangen werden müssen und wie viel Zeit dafür benötigt wird, ist noch völlig unklar. Dr. J. hat sich entschieden, sich mittels Coaching von mir unterstützen zu lassen.
• Leistung
  Eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Handlungen sind konkrete Ziele. Also habe ich mit Dr. J. eine Lebensplanung im Hinblick auf seinen Ruhestand durchgeführt. Dabei wurden auf einem Zeitstrahl drei wichtige zukünftige Stationen durch ihn festgelegt und rückwärts durchlaufen unter folgenden Fragestellungen:

• Ergebnis
  In diesem Coaching haben wir den Grundstein für die weiteren Planungen gelegt und die Energien freigesetzt, um den ersten entscheidenden Schritt bereits zu gehen: Einen möglichen Übernahmekanditen auf das Praxisangebot anzusprechen.
  Zitat Dr. J.: „Das hat mir eine Menge gebracht. Ich weiß nun, welche Schritte in welcher Reihenfolge notwendig sind und dass ich keine Zeit zu verlieren habe.“

4. Zeiteinsparung dank Ablaufanalyse

• Kernfrage
  „Unsere Praxis ertrinkt häufig im Stress. Wie können wir mehr Zeit gewinnen und ruhiger arbeiten?“
• Ausgangssituation
  In der Allgemeinmedizinischen Praxis mit drei Angestellten sind vor allem an hochfrequentierten Tagen wie z.B. nach Wochenenden, Feiertagen, Urlaub oder am Quartalsanfang Spitzenbelastungszeiten keine Seltenheit. So entstehen Hektik, lange Wartezeiten und Stress. Termine werden nur zu ca. 30% vergeben, prinzipiell herrscht offene Sprechstunde.
• Leistung
  Mit der Praxisleitung wurde eine Ablaufanalyse vereinbart, welche sich in zwei Teile aufgliedert:
  1. Empfangsanalyse ½ Tag
  2. Sprechstundenanalyse ½ Tag
  Hierbei habe ich sämtliche Vorgänge/Aktivitäten und deren Dauer beobachtet, notiert, anschließend ausgewertet und Veränderungsvorschläge mit der Praxisleitung und dem Team besprochen.
• Ergebnis
  Meine Vorschläge: Erhöhung der Terminvergabe auf mindestens 80%, Aufteilung der Sprechzeiten in Bagatellfälle, Akutfälle und Telefonanliegen, Rezeptbriefkasten, frequenzorientierte Personaleinsatzplanung statt immer gleicher Wochenrhythmus wurden rege diskutiert und in einem strategischen Konzept festgehalten. An der Umsetzung wird bereits gearbeitet und allein durch konsequente Terminvergabe konnte deutlich mehr Ruhe in die täglichen Abläufe gebracht werden.

5. Marktanalyse als Grundlage für strategische Entscheidungen

• Kernfrage
  „Wir müssen uns für eine erfolgreiche Zukunft neu positionieren und vom Wettbewerb stärker differenzieren. Unter welchen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen des Marktes wird uns das gelingen?“
• Leistung
  Die Gestaltung einer strategischen Marktanalyse ist sehr stark vom Verwendungszweck und dem daraus abzuleitenden Informationsbedarf abhängig. Diese müssen im Vorfeld jeder Analyse sorgfältig ermittelt werden, da sie die Grundlage für die Konzeptionierung der Analyse darstellen. Nur durch diese fallspezifische Vorgehensweise kann sichergestellt werden, dass die Analyseergebnisse alle Anforderungen erfüllen und alle Informationen bzw. Fakten beinhalten, die als Basis für die strategische Entscheidung benötigt werden. In diesem Fall handelte es sich um folgende Punkte:
  • Beschreibung der IST-Situation, Patientenstruktur und demographischen Entwicklung
  • Kaufkraft (Einkommensentwicklung) und Potenzial
  • Kaufverhalten
  • Mitbewerber
  • Stärken und Schwächen im Vergleich zum Wettbewerb
  • Eigenheiten des Gesundheitsmarktes
  • Veränderungen/ stetiger Wandel
  • Pläne und Prognosen

• Ergebnis
  Aufgrund der Marktanalyse wurden neue Strukturen geschaffen sowohl im organisatorischen Aufbau als auch im Ablauf. Im Rahmen eines Team-Workshops wurden die Mitarbeiter in die geplanten Veränderungen einbezogen und an kreativen Vorschlägen zur Umsetzung beteiligt. Dies stärkte neben der Motivation das Zusammengehörigkeitsgefühl und den Teamgeist.

6. Erstellung eines Praxisexposés für eine erfolgreiche Praxisabgabe

• Kernfrage
  „Wie kann ich einen potenziellen Nachfolger für meine Praxis begeistern?“
• Ausgangssituation
  Die Allgemeinärztliche Praxis von Dr. C. soll innerhalb der nächsten 2-3 Jahre an einen geeigneten Nachfolger übergeben/verkauft werden. Damit dieser einen eindrucksvollen Überblick über alle relevanten Daten und Fakten über die Praxis bekommt, sollen diese in einem Expose anschaulich dargestellt werden.
• Leistung
  Mit Hilfe einer Checkliste wurden alle wichtigen Informationen zusammengetragen.
  Alle relevanten Daten habe ich strukturiert und präsentationsfertig aufbereitet.
  Auszüge aus dem Inhalt:
  • Standortbeschreibung, Immobilien- und Raumbeschreibung mit Grundriss und Inventarliste
  • Patientenstruktur
  • Leistungsspektrum
  • Personal , Aufgabenverteilung, Kommunikationskultur
  • Terminplanung
  • Einkauf und Lagerung
  • Dokumentation und Archivierung
  • Wirtschaftliches Konzept und Ergebnis
  • Praxiswert (lt. Gutachten)
  • Fotogalerie

Das Exposé wird wahlweise in digitaler oder gedruckter Form zur Verfügung gestellt.

• Ergebnis
  Alles was ein möglicher Nachfolger über seine zukünftige Praxis wissen muss, ist nun übersichtlich aufbereitet und vermittelt von Anfang an eine kompetente und vertrauenerweckende Basis für kommende Gespräche und Verhandlungen. Dies gibt Sicherheit und Standfestigkeit im Auftreten.